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Restaurant Paris > Comment organiser une soirée d'entreprise réussie à Paris ?

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Comment organiser une soirée d'entreprise réussie à Paris ?

Qu'il s'agisse d'un dîner d'équipe, d'une fête d'entreprise, d'un séminaire ou d'un cocktail, organiser une soirée d'entreprise est beaucoup plus compliqué qu'il n'y paraît.

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Il y a ceux dont c’est le métier, rompus à l’exercice, que ce soit au sein d’une agence événementielle ou d’une entreprise, souvent de grande taille.

Mais la majorité des personnes en charge de l’organisation d’un événement d’entreprise n’ont parfois que peu ou pas d’expérience et il est tout à fait fréquent que le directeur ou un manager demande à un collaborateur d’organiser un événement.

En effet, à priori cela peut sembler assez simple et à la portée de tous : trouver un lieu adapté, une prestation gastronomique cohérente par rapport au budget, éventuellement quelques animations et prestataires, envoyer les invitations…

Organiser un événement d’entreprise : pas si facile que ça…

Or les paramètres sont nombreux, les lieux dans les grandes villes très nombreux, avec des rapport qualité / prix très disparates, le temps à consacrer à l’organisation de l’événement est souvent sous-estimé, la communication interne n’est pas toujours fluide, les budgets parfois mal définis, les prestataires très inégaux. La secrétaire de direction, le stagiaire marketing, les membres du comité d’entreprise peuvent se voir confier l’organisation d’un événement sans avoir aucune expérience en la matière.

Disons le clairement : cela demande d’y consacrer beaucoup d’énergie et de temps. Réussir un événement suppose faire face à de très nombreux paramètres, avant, pendant et après celui-ci. Cela explique d’ailleurs tout l’intérêt de sous-traiter l’organisation d’une soirée entreprise à des professionnels.

L’erreur classique est de recevoir un brief laconique de la part de sa direction ou de son manager et se voir donner un délai court pour organiser un événement. Or avant toute chose il est impératif d’avoir une vision claire sur plusieurs éléments.

1/ Quels sont les objectifs de l’événement ?

S’agit-il de faire plaisir au personnel ? S’agit-il de communication interne ? S’agit-il de motiver ? Remercier ? Souhaite-t-on afficher une bonne santé financière de l’entreprise, auquel cas un lieu majestueux sera en phase ? Des mauvaises résultats à annoncer ou une mauvaise année ? Eviter alors les dorures et se concentrer sur des lieux simples mais bien pensés avec un excellent rapport qualité / prix. Il ne faut jamais perdre de vue que le choix du lieu, du traiteur, des animations, de l’équipe technique, etc. doit avoir pour finalité l’atteinte de l’objectif qu’il ne faut pas perdre de vue en cours de route.

2/ Qui sont les invités et qu’attendent-ils ?

On ne cherchera pas le même lieu pour réunir une cinquantaine de jeunes commerciaux, une équipe de direction senior ou accueillir des partenaires étrangers. Les plus jeunes préfèreront certainement davantage un lieu tendance, informel ou décalé, tandis que le prestige et le raffinement conviendront mieux à d’autres. Bien comprendre la cible c’est orienter les recherches dans le but de satisfaire les invités.

3/ Quel est le budget global ?

Cet indicateur est essentiel car il va déterminer quelles catégories de lieux vont être recherchées, quels types de menu ou cocktail vont être choisis, s’il y a la possibilité de proposer des animations, etc. Sans budget clairement défini, on navigue sans cap, on perdra beaucoup de temps et les objectifs risques de ne pas être atteints.

4/ Quelles sont les contraintes géographiques ?

Dans quel périmètre chercher en fonction des transports utilisés par les invités, du temps de transport acceptable et de l’heure de fin de l’événement. En fonction du prestige ou privilégiera certains quartiers en particulier. L’entreprise est située dans les beaux quartiers de l’Ouest Parisien et les invités prestigieux habitués au luxe ? Il est probablement inutile de rechercher des lieux dans les quartiers populaires et cibler les triangle d’or. L’événement débute en pleine heure de pointe et vos invités se déplacent en voiture ? Privilégiez une distance courte pour éviter retards et imprévus qui gâcheraient l’événement. Pas de contrainte et une envie de se mettre au vert ? Pourquoi pas aller de l’autre côté du périphérique et privilégier des lieux de charme en pleine nature en organisant le transport en bus.

5/ Comment définir les horaires ?

Prendre en compte les contraintes de travail des collaborateurs pour définir le début de l’événement + une marge, généralement 30 minutes – 1h, le temps que tout le monde arrive. En ce qui concerne la fin de l’événement, tout dépend notamment du caractère ou non festif. Il est en général conseillé de ne pas finir trop tard, pour éviter les excès, d’autant plus si la journée du lendemain est travaillée.

6/ Quel déroulé de l’événement ?

Bien réfléchir au timing de l’événement à découper en plusieurs phases. Traditionnellement : accueil / apéritif, prise de parole, dîner ou cocktail dinatoire, animations, soirée festive par exemple. Le timing doit être réaliste et prendre en compte les horaires d’arrivée. Vos invités arrivent à 20h après le travail ? Evitez un discours d’une heure. Prévoyez un cocktail d’accueil avec pièces salées pour désaltérer et sustenter un minimum. L’attention n’en sera que renforcée. De manière générale, il ne faut jamais que les invités aient faim. Un autre objectif d’un bon timing : éviter les phases creuses où les invités peuvent s’ennuyer. Il faut du rythme et que l’événement soit dynamique.

Pour aller plus loin…

Voici donc quelques premiers conseils pour un événement réussi,

N’hésitez pas à consulter la checklist pour réussir votre événement d’entreprise : conseils pour bien l’organiser

Il faudrait aborder chaque point plus en détail pour avoir un panorama complet et identifier les facteurs clés de succès à chaque phase de l’organisation de l’événement.

Citons notamment :

Choisir le bon lieu : quel type de lieu est le plus adapté à mon événement ? comment trouver le lieu idéal sur internet ? comment négocier les meilleurs tarifs ?

La prestation gastronomique : repas assis, buffet, cocktail dinatoire : quel format choisir ? Quels conseils pour bien composer son menu ? Quels astuces pour un cocktail dinatoire ?

Les animations / activités : Quelles idées en fonction des objectifs de l’événement ? Quelles sont les meilleures animations par catégorie ?

La technique / Le service / La coordination : Un point à ne pas négliger pour un événement fluide et réussi. Comment bien s’entourer au meilleur tarif ?

L’organisation : Avant / pendant / après : quels sont les points de vigilance ? Quelles astuces pour une organisation sans faille, un événement réussi le jour J ? Comment récolter du feedback et s’améliorer pour les prochains événements ?

Les sujets sont nombreux, les défis passionnants, et cela explique que confier l’organisation de son événement à une agence événementielle sérieuse puisse être une excellente option.


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